日前，苏州地区接连传出两家诊所因电子病历系统使用不规范被处罚的消息，引发行业关注。究竟电子病历应该怎么用？哪些行为属于违规？诊所管理者又该如何避免踩雷？

1.案例回顾：账号混用、非医师登录，两家诊所各罚一万

案例一：昆山市某诊所——全员共用同一账号

据苏州卫监通报，昆山市卫生监督执法人员在巴城镇某诊所日常检查时发现，该诊所使用的电子病历系统中，3名医师长期使用同一账号——“昆山某诊所”登录，进行病历书写、修改、处方的开具等操作，而非使用医师本人实名账号。  

经查，该诊所自2023年10月起使用该电子病历系统，但因对国家相关规范缺乏了解，也未建立内部管理制度，导致发生此类低级错误。最终，该诊所被处以罚款10000元的行政处罚。

案例二：张家港市某诊所——非医师账号从事病历书写

同样在今年3月，张家港市卫监人员在辖区内某诊所发现，其电子病历系统竟由一位非医师人员账号长期登录，并进行病历相关操作。进一步调查显示，该诊所虽建有医疗质量管理制度，却未实际执行。

最终，该机构因未落实电子病历实名操作制度，被予以行政警告并罚款10000元。

2.不止苏州，这些地区也曾查处类似行为

电子病历系统账号混用、非实名登录等现象并非个例。近年来，全国多地卫生监督机构在飞行检查或日常督查中均发现此类问题：

• 杭州某综合门诊部：4名医生共用同一账户开具处方，被责令整改并罚款8000元；

  
  

• 北京朝阳区一家中医诊所：护士使用医生账户录入诊断内容，涉嫌违规书写病历，被立案查处；

  
  

• 成都一连锁诊所：虽购置了标准电子病历系统，却未为医生开设个人账户，导致所有操作均显示为“机构管理员”，最终被予以警告并限期整改。

  
  

3.他们到底错在哪？专人专用是电子病历的法定要求

上述案例中的诊所，看似实现了“电子化”，却忽视了最根本的法律要求——身份实名化与操作专人化。

根据原国家卫健委发布的《电子病历应用管理规范（试行）》（国卫办医发〔2017〕8号）明确规定：

• 电子病历系统应当为操作人员提供专有的身份标识和识别手段，并设置相应权限；

  
  

• 医务人员应当采用本人身份标识登录电子病历系统，进行病历书写、审阅、修改等操作；

  
  

• 系统应当显示医务人员姓名和操作时间，确保所有行为可追溯。

换句话说，电子病历不是“一个机构的公共账户”，而是“每位医生的实名工具”。任何病历相关操作，必须由执医医生本人登录完成。

4.合规使用电子病历，诊所管理者必须做好这几点

• 系统设置环节：  

在部署电子病历系统时，必须为每一位执业医师创建独立账号，严格区分权限，确保账号为本人专用。

• 制度建立与培训：  

诊所应制定明确的电子病历管理制度，定期开展医务人员法律法规培训，尤其要强调“谁登录、谁操作、谁负责”。

• 日常审计与抽查：  

定期核查系统登录和操作日志，及时发现是否存在账号混用、非授权人员操作等行为，建立内部监督机制。

• 选择合规系统供应商：  

   在采购电子病历系统时，应选择符合《规范》要求、具备身份认证、操作留痕、权限控制等功能的产品。

电子病历系统是医疗质量与安全的重要支撑，但其合规使用绝非“小事”。账号混用、非医师登录等行为，不仅触碰法律法规红线，更严重影响医疗责任的追溯与患者安全。

诊所经营者务必提高意识，将电子病历合规管理作为机构运营的基础要求，真正做到“专人专用、实名实责”，方能避免罚单、保障医疗安全，在数字化转型中行稳致远。

最后，如果您的诊所需要一款集线上预约、客户管理、线上商城、进销存管理、营销管理、微信服务、数据分析等功能为一体的诊所管理系统，欢迎随时联系。